Carta de confidencialidad de datos

La carta de confidencialidad es un documento bastante utilizado dentro del mundo laboral y comercial, ya que lo cierto es que hay un gran número de situaciones en las que es muy importante mantener ciertos aspectos privados.

Generalmente esto se hace para proteger la integridad de los negocios y compañías ante posibles robos de ideas o fórmulas, evitando así que esta información pueda divulgarse y ocasionar problemas más graves. Para poder evitar la fuga de información suele firmarse la carta de confidencialidad.

Se trata de un tipo de documento que puede resultar bastante útil en distintas circunstancias, por lo que realmente no es raro que distintos tipos de negocios las utilicen o que hagan que los empleados las firmen, sobre todo en el caso de aquellos que dejan sus puestos, así como a cualquier otra persona que pueda tener información de la empresa.

¿Qué es una carta de confidencialidad?

Tal y como hemos mencionado brevemente anteriormente, la carta de confidencialidad es un documento es redactado por los abogados de una empresa y que suele ser firmada por los empleados para afirmar que no pueden divulgar información sensible sobre la empresa y sus productos/servicios.

De esta forma, nos encontramos ente un compromiso adquirido por el firmante y en el cual se compromete a mantener los datos de la carta en completo secreto. Esto quiere decir que, si la persona que ha firmado llega a revelar la información protegida por esta carta, entonces se puede encontrar en graves problemas legales.

Se debe de tener en cuenta que la carta de confidencialidad es un documento legal y formal que se puede ver ante la ley como un contrato, en el cual por lo general se encuentran detalladas las consecuencias en caso de que información se filtre.

Estructura de una carta de confidencialidad

Tal y como ya hemos mencionado, se trata de un documento que tiene un gran peso legal, por lo que realmente se deben de tener en cuenta una serie de elementos muy importantes que la componen.

Además de los datos que vamos a detallar más adelante, también se debe de tener en cuenta su estructura y las partes que deben de estar bien detalladas para que pueda considerarse como una carta de confidencialidad válida.

Los elementos que no pueden hacer falta en la estructura de una carta de confidencialidad son los siguientes:

• Membrete: tal y como toda carta de este tipo nos indica, es realmente muy importante que contenga los datos de la empresa que la está redactando. En la gran mayoría de los casos el membrete se encuentra impreso en un papel membretado o en una hoja. Si no se tiene, entonces al inicio de la carta se tendrán que escribir todos los datos de la empresa. En el caso de que el firmante sea empleado de la misma empresa, entonces puede utilizar su membrete personal.
• Fecha y ciudad: justo debajo del membrete, se tiene que escribir la fecha y la ciudad. Ten en cuenta que se trata de un documento que tiene peso legal, por lo que son dos factores muy importantes que no se deben de pasar por alto.
• Destinatario: en esta parte de la carta tendremos que escribir los datos de la empresa con la que se está realizando el compromiso. Este dato tiene que ir debajo de la fecha y tiene que tener los datos de la empresa, así como su nombre y su dirección.
• Cuerpo: se trata de una sección de la carta en la que podemos empezar con un saludo cordial y corto para luego empezar con la redacción de los elementos que conformarán ala carta de confidencialidad. Ahí se encontrarán incluidos todos los estatutos correspondientes al acuerdo que se está firmando, así como las consecuencias si es que estas existen en caso de que e rompa el acuerdo que se señala en el documento.
• Firma: para finalizar es muy importante colocar la firma de la persona que está comprometiéndose con la redacción de la carta. La firma tiene que incluir el nombre completo del firmante, además de su rúbrica en físico.

Ejemplo de Carta de confidencialidad

Puntos a tener en cuenta al hacer una carta de confidencialidad

Tal y como hemos mencionado, además de seguir la estructura anteriormente mencionada también hay una serie de datos y puntos que tienen que ser tomados en cuenta para que esta carta pueda tener el peso legal que debe tener.

Estos son algunos de los puntos que tienes que hacer o evitar cuando estés haciendo una carta de confidencialidad:

Ser muy específico sobre la información que no se debe divulgar

Cuando estos no son detallados de forma especifica el trabajador no puede tener del todo claro cuáles son los datos que tiene que proteger, por lo que se pueden presentar agujeros legales que dejen que cierta información sea filtrada.

Para que se pueda proteger de forma efectiva aquello que se desea proteger, es necesario que se detalle de forma clara y breve toda la información que está dentro del acuerdo de confidencialidad.

Aclarar los medios de difusión

Entre todos los datos que se deben de agregar en una carta de confidencialidad también debemos de entender que la información confidencial puede no ser revelada de ninguna forma, ya sea hablada, escrita, por video, fotografías, etc.

Esta información es de carácter legal, por lo que también es muy importante que se encuentre detallada de la forma más completa posible, evitando así cualquier posible complicación.

Indicar cuáles serán las consecuencias de la divulgación

En caso de que el equipo legal haya llegado a un acuerdo con respecto a las consecuencias a las que se tendría que enfrentar la persona que rompa el compromiso, ya sea de carácter legal o monetario, los detalles tendrán que encontrarse dentro del cuerpo de la carta de confidencialidad.

Firmar la carta en físico

Para poder evitar cualquier tipo de problema legal, es muy recomendable que las cartas sean redactadas y firmadas en físico, evitando hacerlo digitalmente. Asimismo, también es ampliamente recomendado que haya por lo menos un testigo para la entrega y la firma de la carta de confidencialidad.

¿Cuándo se utiliza una carta de confidencialidad?

Ya hemos mencionado que hay muchas ocasiones en las que estas cartas pueden ser muy útiles, siendo muy comunes en las empresas que manufacturan productos únicos, consiguiendo que sus trabajadores y proveedores firmen la carta para mantener la fabricación o formulación de sus productos en secreto, evitando así que puedan ser plagiadas por la competencia. Por ejemplo, esto suele ocurrir con mucha frecuencia dentro de la industria farmacéutica.

Otro de los motivos principales por los que se puede hacer firmar una carta de confidencialidad es cuando se ha contratado a alguien para hacerse cargo de asuntos personales de una figura pública. Los empleados pueden tener que firmar la carta de confidencialidad para evitar así que se de a conocer información sobre su vida personal.

Los empleados que son despedidos o que dejan sus puestos también suelen tener que firmar este tipo de documentos con bastante frecuencia. Así se limita la información que pueden divulgar una vez que han dejado de trabajar para la empresa o compañía.

Como puedes ver, ante cualquier escenario en el que la empresa o negocio trabaje con información que es considerada como confidencial, los empleados tendrán que firmar la carta para que así la empresa pueda estar segura de que no terminarán divulgando información sensible.

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