Orçamento ou carta de cotação

É normal que empresas que prestam serviços ou que comercializam produtos recebam uma solicitação de cotação. A fim de fornecer uma resposta por escrito, uma carta é geralmente enviada orçamento ou carta de cotação. Isso vai tirar as dúvidas sobre o orçamento que o cliente possa ter de forma mais clara e formal.

Neste artigo vamos nos preocupar em fornecer todas as informações que você precisa sobre o orçamento ou carta de cotação para que você não tenha mais dúvidas sobre isso.

O que é uma carta de estimativa ou cotação?

É um tipo de documento comercial que normalmente é utilizado por empresas ou negócios para responder a um pedido de cotação feito por um cliente, seja comercial ou natural, sobre os serviços ou produtos que são fornecidos.

A carta realmente não circula muito, pois apenas expressa de forma precisa a resposta ao pedido, detalhando preços em uma tabela e dando informações relevantes sobre os produtos ou serviços que são fornecidos.

Estrutura de uma carta de cotação ou orçamento

Cartas desse tipo costumam ter o objetivo específico de informar sobre os preços que foram solicitados por um cliente. É por isso que, como você deve estar imaginando, ele deve ter dados específicos que sejam úteis para fornecer as informações corretamente.

Esta é a estrutura de uma carta de orçamento ou cotação:

1.- Data e cidade

São duas informações importantes, pois é normal os preços mudam ao longo do tempo ou de uma cidade para outra. É por isso que essas duas informações sempre devem ser apresentadas no início da carta.

2.- Destinatário

Neste caso, devem adicionar dados do cliente, que geralmente é uma pessoa física ou outra empresa. Se for uma empresa, deverá escrever o nome da empresa e os dados da pessoa que contactou para solicitar a carta de orçamento, ou seja, a pessoa a quem se dirige a resposta.

3.- Corpo

Quando começamos com o corpo, você pode adicione uma saudação curta e amigável em que o cliente é informado de que a carta é a resposta a um pedido feito anteriormente, podendo acrescentar a data em que o pedido foi feito.

Agora teremos que prosseguir para detalhar o orçamento solicitado, algo que geralmente é feito em um tabela detalhada dentro do corpo da carta. Além disso, isso pode depender do tipo de produtos ou serviços que estão sendo cotados.

Também devem ser adicionados detalhes sobre preços, entregas e todos os assuntos relevantes durante a compra do produto ou contratação do serviço.

4.- Despedida

No final da citação, você deve adicionar uma despedida formal na qual agradecemos sua preferência, além do fato de que também pode ser utilizado para oferecer algum tipo de benefício, caso seja considerado adequado.

5.- Assinatura

A carta deve ser assinada com os dados pessoais e com a assinatura da pessoa que representa a empresa, bem como o cargo que nela exerce.

Modelo ou exemplo de carta de cotação

Montevidéu, 15 de setembro de 2021

Martin Peralta.

Carta de Cotação

Estimado cliente, é com satisfação que respondemos ao pedido efetuado no passado dia 19 de julho. A seguir apresentamos o orçamento atual dos produtos solicitados.

• 980 hastes lisas de 8": US$ 39.000
• 400 hastes lisas de 6": $ 22.000
• 30kg de arame: $2100
  
• 300 sacos de cimento de 20kg: $35,00

Preços válidos até 30 de outubro. A entrega é feita em sua casa sem custo adicional.

Esperamos por você em qualquer uma de nossas filiais.

Agradecemos sua confiança.

Loja de ferragens Asencio.

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luis gomes

Vendedor

Pontos a ter em conta ao fazer um orçamento ou carta de cotação

Estes são alguns dos pontos que acreditamos que você deve levar em consideração ao escrever um orçamento ou uma carta de cotação:

• Por se tratar de uma comunicação comercial, isso pode acabar afetando nosso relacionamento com o potencial cliente, por isso deve ser muito cuidado com a qualidade da escrita.
• eles tem que adicione os dados do cliente corretamente, prestando atenção a todos os pequenos detalhes para garantir que não haja confusão sobre isso.
• É muito importante adicionar data corretamente em que foi recebido o pedido de orçamento, algo que ajuda o cliente a ter clareza sobre qual orçamento está sendo entregue.
• Alguns dos detalhes relacionados preços de produtos ou serviços eles sempre precisam ser verificados duas vezes para garantir que o orçamento real esteja sendo adicionado. Vai parecer muito ruim se você errar algum dos preços e isso cria confusão para o cliente.
• também tem que ser adicionado dados inerentes sobre a possível compra. Esses dados podem ser como um período de validade dos preços que foram indicados na carta; bem como detalhes sobre os meios de pagamento e compras mínimas, que podem corresponder a entregas de mercadorias e prestação do serviço. Considera-se oferecer algum tipo de benefício ou desconto, este dado também deve ser colocado.
• Você deve se lembrar que a carta de cotação ou orçamento Deve sempre mostrar dados exatos e corretos que possam gerar confiança no cliente e assim incentivá-lo a realizar a compra ou contratação.

Em quais casos uma carta de estimativa ou cotação é usada?

Como já mencionamos, as cartas de cotação são feitas em resposta a uma solicitação recebida anteriormente. Quando um potencial cliente entra em contato com o negócio ou empresa para solicitar um orçamento de nossos serviços ou produtos.

É nesses casos que as cartas orçamentárias são realmente úteis. Ao receber o pedido de orçamento detalhando o que o cliente precisa, podemos escrever a carta de orçamento para poder responder às suas perguntas de forma escrita, simples e clara.

Atualmente você pode baixar modelos, mesmo no Excel você pode encontrar modelos para cartas de orçamento, então você não deve ter problemas para escrevê-lo corretamente e em pouco tempo.

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