Carta de presupuesto o cotización

Es normal que las empresas prestadoras de servicios o que comercializan con productos reciban una solicitud de presupuesto. Para poder dar una respuesta por escrito, se suele enviar una carta de presupuesto o cotización. Esta responderá las dudas sobre el presupuesto que el cliente pueda tener una forma más clara y formal.

En este artículo nos vamos a encargar de darte toda la información que puedes necesitar sobre la carta de presupuesto o cotización para que no tengas más dudas al respecto.

¿Qué es una carta de presupuesto o cotización?

Es un tipo de documento comercial que suele ser usado por las empresas o negocios cuando responder una solicitud de cotización hecha por un cliente, ya sea mercantil o natural, sobre los servicios o productos que se brindan.

La carta realmente no da muchos rodeos, ya que únicamente expresa de forma precisa la respuesta a la solicitud, detallando los precios en una tabla y dando información relevante sobre los productos o servicios que son prestados.

Estructura de una carta de cotización o presupuesto

Las cartas de este tipo suelen tener un propósito especifico para informar sobre los precios que han sido solicitados por un cliente. Es por eso que, como te estarás imaginando, debe de contar con datos específicos que son de utilidad para brindar la información de una forma correcta.

Esta es la estructura de una carta de presupuesto o cotización:

1.- Fecha y ciudad

Son dos datos importantes, ya que es normal que los precios cambien con el tiempo o de una ciudad a otra. Es por eso que estos dos datos siempre tienen que ser presentados al inicio de la carta.

2.- Destinatario

En este caso se deben de agregar los datos del cliente, que por lo general suele ser una persona natural u otra empresa. En caso de que sea una empresa, se debe de escribir el nombre de la empresa y los datos de la persona que ha contactado para solicitar la carta de presupuesto, es decir, de la persona a la que se le está dirigiendo la respuesta.

3.- Cuerpo

Cuando empezamos con el cuerpo se puede agregar un saludo corto y cordial en el que se le diga al cliente que la carta es la respuesta a una solicitud previamente realizada, pudiendo agregar la fecha en la que se hizo la solicitud.

Ahora tendremos que proceder a detallar el presupuesto solicitado, algo que generalmente se hace en una tabla detallada dentro del cuerpo de la carta. Asimismo, esto puede depender del tipo de productos o servicios que se estén cotizando.

También se tienen que agregar los detalles sobre los precios, entregas y todos los asuntos que sean relevantes durante la compra del producto o contratación del servicio.

4.- Despedida

Al final de la cotización se tiene que agregar una despedida formal en la que agradezcamos su preferencia, además de que también se puede aprovechar para ofrecer algún tipo de beneficio, si así se considera apropiado.

5.- Firma

La carta tiene que ir firmada con los datos personales y con la firma de la persona que está representando a la empresa, así como la posición que tiene en la misma.

Modelo o ejemplo de carta de cotización

Montevideo, 15 de Septiembre de 2021

Martín peralta.

Carta para cotización

Querido cliente, tenemos el agrado de contestar la solicitud realizada el 19 de julio. Siguientemente le presentamos presupuesto actual de los productos solicitados.

• 980 varillas de 8" lisas: $39.000
• 400 varillas de 6" lisas: $22.000
• 30kg de almabre: $2100
  
• 300 bolsas de cemento de 20kg: $35.00

Precios vigentes hasta el día 30 de octubre. Se realiza entrega en su domicilio sin costo extra.

Lo esperamos e cualquiera de nuestras sucursales.

Agradecemos su confianza.

Ferretería Asencio.

____________________
Luis Gomez

Vendedor

Puntos a tener en cuenta al hacer una carta de presupuesto o cotización

Estos son algunos de los puntos que consideramos que debes de tener en cuenta cuando estés redactando una carta de presupuesto o cotización:

• Al ser un comunicado comercial, esto puede terminar afectando nuestra relación con el cliente potencial, por lo que se debe de tener mucho cuidado con la calidad de redacción.
• Se tienen que agregar los datos del cliente correctamente, prestando atención a todos los pequeños detalles para asegurarnos de que no haya ninguna confusión al respecto.
• Es muy importante agregar correctamente la fecha en la que se recibió la solicitud de presupuesto, algo que sirve para que el cliente tenga claro qué presupuesto se le esta entregando.
• Algunos de los detalles relacionados a precios de productos o servicios siempre tienen que verificarse dos veces para asegurarse de que se está agregando el presupuesto real. Se verá muy mal si te equivocas con alguno de los precios y esto crea una confusión en el cliente.
• También se tienen que agregar datos inherentes sobre la posible compra. Estos datos pueden ser como un periodo de tiempo de validez de los precios que se han indicado en la carta; así como detalles sobre los medios de pago y las compras mínimas, los cuales pueden corresponder a entregas de mercancía y la prestación del servicio. Se considera ofrecer algún tipo de beneficio o descuento, estos datos también tienen que colocarse.
• Debes de recordar que la carta de cotización o presupuesto siempre debe de mostrar datos exactos y correctos que puedan arle confianza la cliente y así animarlo a que realice la compra o haga la contratación.

¿En qué casos se utiliza una carta de presupuesto o cotización?

Como ya hemos mencionado anteriormente, las cartas de cotización se hacen como una respuesta a una solicitud que se recibió previamente. Cuando un cliente potencial entra en contacto con el negocio o la empresa para solicitar una cotización sobre nuestros servicios o productos.

Es en estos casos en los que las cartas de presupuesto son realmente útiles. Cuando se ha recibido la solicitud de presupuesto en el que se detalle lo que el cliente necesita, podemos redactar la carta de presupuesto para poder responder sus dudas de una forma escrita, sencilla y clara.

Actualmente puedes descargar modelos, incluso en Excel se pueden encontrar modelos para cartas de presupuesto, por lo que no deberías de tener problemas para poder redactarla correctamente y en poco tiempo.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a "Carta de presupuesto o cotización" puedes visitar la categoría de cartas VENTAS Y ALQUILERES.