Carta responsiva ¿Qué es? Ejemplos y formatos de cartas

En múltiples ocasiones podemos necesitar tener o solicitar una autorización expresa para el manejo o uso de un bien. Tal es el caso de un vehículo o automóvil que no es de nuestra propiedad y debemos hacer uso de él. En estas situaciones dado los riesgos inmersos de la conducción del vehículo civiles, económicas y penales. Una autorización de uso suele no ser suficiente frente a las autoridades. Esto basado en el título de propiedad, ya que involucra al propietario en cualquier hecho.

Las organizaciones o propietarios en general optan por hacer entrega de una carta responsiva. La misma es un documento detallado de la fecha de entrega de bien, en este caso el vehículo. Donde se especifican condiciones de uso, tales como horarios, zona a transitar, tipo de uso, entre otras que considere el propietario. La carta debe, a través, breve explicación del motivo de uso, dar una explicación de su procedencia.

En este orden de ideas, la carta establece de manera clara el contexto de uso y situación de su expedición. Dejando por sentado la aceptación de ambas partes (propietario y usuario) de los términos allí descritos. Este documento debe ser claro y de redacción compresible para cualquier lector. Puesto que puede ser solicitado por un tercero con competencias en tránsito, ciudadanía o penal para su revisión. A continuación, se muestra un ejemplo de una carta responsiva:

Ejemplo - Formato de Carta Responsiva para un automovil

El siguiente ejemplo de carta está orientado a un auto, para uso de un trámite vehícular, compra-venta o de placas, pero la estructura en todas las cartas responsivas es la misma, por lo que se puede adaptar este ejemplo de carta responsiva a otros usos, como por ejemplo para un trabajo o equipo de cómputo.

                                                                     (Ciudad de Emisión), (Fecha de Emisión)

A quien corresponda

 

Por medio de la presente yo, _______________ (Nombre del Propietario / titular / Dueño), titular del documento de identidad, ________________(Numero de documento de identidad), tal como se hace constar en el Anexo “A”, civilmente hábil, mayor de edad y como representante legal y/o propietario del automóvil________________(Marca del Vehículo), del año __________(año del vehículo), color ____________(especificar el color del vehículo), de acuerdo a la constancia en el Anexo “B”. Procedo en este acto a realizar la entrega del vehículo al ciudadano (Nombre del Responsable / Conductor), titular del documento, ________________ (Numero de documento de identidad), tal como se hace constar en el Anexo “C”, civilmente hábil, mayor de edad y con permiso para conducir según el documento de transito emitido por la entidad gubernamental correspondiente Anexo “D”.

 

La siguiente entrega se realiza de manera temporal motivada a que el mencionado ciudadano cumple funciones de, ______________________ (Especificar las funciones / Tareas / Actividades para las cuales se utilizara el vehículo), por lo cual se hace imperativo que haga uso del mismo en el horario de trabajo comprendido entre las __:__:__ y las __:__:__, realizando recorridos en el área de ___________________(Especificar área o territorio de recorrido, que puede extenderse a nivel nacional), realizando el transporte de _______________________ (Se detalla si puede trasladar mercancía y/o pasajeros), no pudiendo trasladarse bajo ningún concepto, ____________________________( Se detalla que tipo de mercancía u objetos no se pueden trasladar, ejemplo, “material explosivo”), a excepción de emisión por escrito, especifico y momentáneo en caso exclusivo de emergencia y acordado entre las partes, con fecha posterior a la firma de este documento.

 

Desde este momento el ciudadano, ___________________________, (Nombre del Responsable / Conductor) identificado como responsable anteriormente, se compromete a realizar el cuidado del automóvil asignado, conservándolo en las condiciones optimas en las que fue recibido, y dejando constancia que no existen detalles físicos o de funcionamiento, al momento de su devolución. Pudiendo someterse a revisión previa a la recepción por parte del propietario.

 

De igual forma el ciudadano, ___________________________, (Nombre del Responsable / Conductor) identificado como responsable anteriormente, será el único responsable de su uso, por lo cual se compromete a responder frente a cualquier situación de carácter civil, administrativa, penal o de transito que se presente durante su responsabilidad.

 

Por otra parte se deja constancia que el auto sigue siendo propiedad del ciudadano, _______________ (Nombre del Propietario / titular / Dueño), y que este documento no sustituye de manera alguna el título de propiedad del vehículo y tiene alcance temporal.

 

Finalmente, y este automóvil debe entregado en un periodo menor a veinticuatro (24) horas si el propietario lo solicita.

 

Acuerdo de responsabilidad leído, aceptado y firmado por las partes, en ______ (Ciudad), a los ________ días del mes de ______ de _____ (Fecha de Firma).

 

Nombre del propietario:

Documento de Identidad:

Firma:

Huella Pulgar Derecho:

 

Nombre del propietario:

Documento de Identidad:

Firma:

Huella Pulgar Derecho:

En el ejemplo visualizado, se observa la contextualización de la entrega de un bien, en este caso un automóvil. A través de una carta responsiva, donde se mencionan a los actores o participantes, explicando de manera precisa el motivo. Es importante conocer de la carta cada uno de los anexos como parte integrante de la misma. Por ello se procede a dar una breve descripción:

• Anexo “A”: Copia del documento de identidad, Propietario.
• Anexo “B”: Copia Título de propiedad.
• Anexo “C”: Copia del documento de identidad, responsable.
• Anexo “D”: Copia de Licencia de conducir, responsable.

Es prioritario que estos documentos formen parte integrante de la carta responsiva. Ya que a pesar del llenado del documento se puede constatar la validez de firma y documentos en la autorización. A su vez deja visualizar los datos relevantes que se desean resaltar y que no son mencionados en el documento. De este documento deben emitirse dos ejemplares con anexos impresos y firmas húmedas. También pueden mantenerse con copias en documentos de extensión “PDF” en digital.

Situaciones, en las cuales se recomienda entregar carta responsiva:

Se recomienda redactar en formato word, pasar a PDF, imprimir, entregar y firmar un documento que autorice y responsabilice a alguien. Esto básicamente se realiza en las actividades de trabajo, donde se necesita un responsable entregue cuentas al finalizar la actividad. También puede ocurrir cuando el responsable tiene material o mobiliario de alto costo para la organización. Tales como:

1. Asignación vehicular para:
   1. Labores de mensajería.
   2. Entrega o recepción de mercancía.
   3. Transporte de personal.
   4. Mantenimiento Ejecutivo.
2. asignación Herramientas:
   1. Electrónicas.
   2. Protección personal.
   3. Equipos de Construcción.
3. Venta

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